Cuando una empresa o profesional alquila un local comercial a un propietario persona física, surge una obligación fiscal que genera muchas dudas: la retención del IRPF sobre las rentas satisfechas. Entender cuándo aplicarla, cómo calcularla y qué excepciones existen es fundamental para evitar sanciones de la Agencia Tributaria y cumplir correctamente con las obligaciones de declaración.
Qué es la retención del IRPF en el arrendamiento de locales
La retención del IRPF en el alquiler de inmuebles es un mecanismo de recaudación anticipada establecido por la normativa tributaria española. El artículo 75 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) obliga al arrendatario —cuando actúa como empresario o profesional— a retener un porcentaje de la renta que paga al arrendador persona física y a ingresarlo posteriormente en Hacienda.
Este sistema beneficia a la Administración porque recauda impuestos de forma fraccionada a lo largo del año, en lugar de esperar a la declaración anual del propietario. Para el arrendador, estas retenciones funcionan como un pago a cuenta que se descontará de su cuota final en la declaración de la renta.
Quién está obligado a practicar la retención
La obligación de retener recae sobre el pagador de las rentas cuando concurren estas circunstancias:
- El arrendatario es una persona jurídica (sociedad mercantil, cooperativa, asociación) o un empresario/profesional persona física que satisface rentas en el ejercicio de su actividad económica.
- El arrendador es una persona física residente en España.
- El inmueble arrendado se destina a una actividad económica (local comercial, oficina, nave industrial).
Si el inquilino es un particular que alquila el local para uso no empresarial, no existe obligación de retener, aunque este supuesto es poco frecuente en arrendamientos de locales comerciales.
Tipo de retención aplicable: el 19% vigente en 2024
El tipo de retención sobre rendimientos del capital inmobiliario procedentes del arrendamiento de inmuebles está fijado en el 19% desde el 1 de enero de 2016. Este porcentaje se aplica sobre la renta íntegra pactada, es decir, sobre el importe bruto del alquiler antes de descontar gastos como el IBI o la comunidad de propietarios que eventualmente asuma el arrendatario.
Base de cálculo de la retención
La retención del 19% se calcula exclusivamente sobre la renta del arrendamiento, no sobre otros conceptos que pueden figurar en la factura:
- Incluye: renta mensual, actualizaciones de renta, cantidades asimiladas a renta.
- Excluye: IVA repercutido, suplidos (gastos pagados por cuenta del propietario como suministros), indemnizaciones.
El IVA, que en el arrendamiento de locales comerciales asciende al 21%, no forma parte de la base de retención. Este es un error frecuente que conviene evitar.
Ejemplo práctico de cálculo con IVA y retención
Supongamos que una sociedad limitada alquila un local comercial a una persona física propietaria por una renta mensual de 1.200 euros netos. Veamos cómo se estructura la factura:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Renta mensual (base imponible) | 1.200,00 € |
| IVA 21% sobre la renta | 252,00 € |
| Retención IRPF 19% sobre la renta | -228,00 € |
| Total a pagar | 1.224,00 € |
El arrendatario abona mensualmente 1.224 euros al propietario, pero además tiene la obligación de ingresar en Hacienda los 228 euros de retención practicada. A efectos fiscales, el propietario declara el ingreso íntegro de 1.200 euros (más el IVA repercutido) y se deduce las retenciones soportadas en su declaración de la renta.
Para formalizar correctamente este tipo de arrendamiento, es imprescindible contar con un contrato de arrendamiento de local comercial que recoja todas las obligaciones fiscales de las partes.
Casos de exención de la retención del IRPF
No todos los arrendamientos de locales comerciales están sujetos a retención. El artículo 75.3 del Reglamento del IRPF establece varias excepciones que liberan al arrendatario de esta obligación:
1. Arrendador persona jurídica
Cuando el propietario del inmueble es una sociedad mercantil (S.L., S.A., etc.), no procede practicar retención. Las rentas percibidas por personas jurídicas tributan en el Impuesto sobre Sociedades y siguen un régimen diferente de pagos fraccionados.
En estos casos, la factura únicamente incluirá la renta más el IVA correspondiente, sin ninguna retención.
2. Arrendamientos inferiores a 900 euros anuales
Si las rentas satisfechas por el arrendatario al mismo arrendador durante el año natural no superan los 900 euros, no existe obligación de retener. Este umbral se refiere al total anual, no a cada mensualidad.
Por ejemplo, un trastero anexo al local alquilado por 70 euros mensuales sumaría 840 euros anuales, quedando exento de retención. Sin embargo, este supuesto es infrecuente en locales comerciales, donde las rentas suelen superar ampliamente este límite.
3. Arrendamientos financieros (leasing)
Las cuotas satisfechas en operaciones de arrendamiento financiero reguladas por la Ley 10/2014 no están sujetas a retención cuando se abonan a entidades financieras o establecimientos financieros de crédito.
4. Rentas satisfechas a contribuyentes acogidos al régimen de estimación objetiva (módulos)
Cuando el arrendador persona física está acogido al régimen de estimación objetiva y el inmueble arrendado forma parte de su actividad económica, tampoco procede retención. No obstante, este supuesto es excepcional porque el arrendamiento de inmuebles, salvo casos muy concretos, no admite tributación por módulos.
Obligaciones formales: el modelo 115 y el modelo 180
El arrendatario que practica retenciones sobre alquileres debe cumplir con dos obligaciones de declaración ante la Agencia Tributaria:
Modelo 115: declaración trimestral
El modelo 115 es la autoliquidación trimestral donde se declaran e ingresan las retenciones practicadas sobre rentas de arrendamientos de inmuebles urbanos. Los plazos de presentación son:
- Primer trimestre: del 1 al 20 de abril
- Segundo trimestre: del 1 al 20 de julio
- Tercer trimestre: del 1 al 20 de octubre
- Cuarto trimestre: del 1 al 30 de enero del año siguiente
Las grandes empresas (volumen de operaciones superior a 6.010.121,04 euros) deben presentar el modelo 115 con periodicidad mensual.
Modelo 180: resumen anual
El modelo 180 es la declaración informativa anual que resume todas las retenciones practicadas durante el ejercicio. Debe presentarse durante el mes de enero del año siguiente (plazo hasta el 31 de enero) e incluye la identificación de cada arrendador y las retenciones soportadas.
El incumplimiento de estas obligaciones formales puede acarrear sanciones de entre 150 y 600 euros por declaración, además de los recargos por ingreso extemporáneo de las retenciones.
Cómo emitir correctamente la factura del alquiler
En los arrendamientos de locales comerciales a personas físicas, es el arrendador quien debe emitir la factura. El documento debe contener:
- Datos del arrendador: nombre, NIF, domicilio fiscal.
- Datos del arrendatario: denominación social, NIF, domicilio.
- Descripción del inmueble arrendado: dirección completa y referencia catastral.
- Período facturado: mes o meses a los que corresponde la renta.
- Desglose fiscal:
- Base imponible (renta)
- IVA al 21%
- Retención IRPF al 19% (con signo negativo)
- Total a percibir
Es fundamental que la factura refleje correctamente la retención para que tanto arrendador como arrendatario puedan justificar sus respectivas obligaciones tributarias.
Certificado de retenciones
El arrendatario debe expedir un certificado de retenciones al propietario antes del 31 de enero del año siguiente, indicando el importe total de rentas satisfechas y las retenciones practicadas. Este documento permite al arrendador incorporar correctamente los datos en su declaración de la renta.
Diferencias con el arrendamiento de vivienda
Conviene no confundir el régimen fiscal del arrendamiento de locales con el de vivienda habitual. Cuando una empresa alquila una vivienda para uso residencial de sus empleados, el tratamiento varía:
- IVA: el arrendamiento de vivienda está exento de IVA según el artículo 20.Uno.23º de la Ley 37/1992.
- Retención: sí procede retención del 19% si el arrendador es persona física.
Si necesitas formalizar un arrendamiento residencial, puedes consultar nuestro modelo de contrato de arrendamiento de vivienda, adaptado a la legislación vigente.
Consecuencias de no practicar la retención
El incumplimiento de la obligación de retener conlleva graves consecuencias para el arrendatario:
- Responsabilidad solidaria: el arrendatario responde del ingreso de la retención no practicada, más los intereses de demora correspondientes.
- Sanciones: la infracción por no retener puede calificarse como leve, grave o muy grave según el artículo 191 de la Ley General Tributaria, con sanciones que oscilan entre el 50% y el 150% de la cantidad no retenida.
- Pérdida de la deducibilidad del gasto: Hacienda puede cuestionar la deducibilidad del gasto por alquiler si no se han cumplido correctamente las obligaciones de retención.
Por ello, antes de firmar un arrendamiento comercial, ambas partes deben tener claro el régimen fiscal aplicable y reflejarlo adecuadamente en el contrato.
Aspectos clave a incluir en el contrato de arrendamiento
Para evitar conflictos y garantizar el cumplimiento fiscal, el contrato de arrendamiento de local comercial debe incluir cláusulas específicas sobre:
- Naturaleza fiscal del arrendador: persona física o jurídica, y régimen de tributación.
- Sujeción a IVA y tipo aplicable.
- Obligación de retención del arrendatario: porcentaje aplicable y forma de reflejarlo en la factura.
- Repercusión de impuestos: quién asume el IBI, tasas municipales, etc.
- Emisión de facturas: periodicidad y contenido mínimo.
En contratosdealquiler.es, nuestro equipo de abogados especializados en derecho arrendaticio ha elaborado modelos de contrato que incorporan todas estas previsiones, evitando errores que pueden resultar costosos.
Resumen: cuándo retener y cuándo no
| Situación | ¿Retención 19%? |
|---|---|
| Arrendador persona física, renta > 900 €/año | Sí |
| Arrendador persona jurídica | No |
| Renta anual ≤ 900 € | No |
| Arrendamiento financiero a entidad de crédito | No |
| Arrendador en estimación objetiva (excepcional) | No |
Conocer estas reglas y aplicarlas correctamente desde el primer mes de arrendamiento evitará problemas con Hacienda y garantizará una relación contractual transparente entre arrendador y arrendatario.